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Funktionen

Dreizehn Bereiche — von der Sollstellung bis zur Anlage V.

Was die App in jedem Bereich tut, mit Bildschirmfotos und den Paragraphen dahinter — und darunter jeweils, was ausdrücklich fehlt. Die Bilder zeigen erfundene Beispieldaten, keine Kundendaten.

Objektliste mit Belegung, Sollmiete je Monat und Rückstand je Haus

Objekte, Einheiten, Eigentümer

Der Stamm, auf den alles andere zugreift — einmal erfasst, überall gültig.

  • Objekte mit Foto, Adresse, Wohnfläche und Baujahr; Einheiten mit Geschoss, Lage und Typ (Wohnung, Gewerbe, Stellplatz, Keller)
  • Eigentümer mit Anteilen und Zeiträumen, Miteigentum, Vertretung „i. A." und „i. V.", Eigentümerwechsel mit Stichtag
  • Bankverbindungen je Organisation, Eigentümer oder Objekt, mit Zweck (Miete, Kaution, Mahnung) und Kontowechsel zum Stichtag
3 weitere Punkte
  • Zähler je Einheit und Hauptzähler fürs Objekt, Ablesungen mit Anlass, Zählerwechsel als ein Vorgang
  • Hausordnung und Betriebskostenanlage je Objekt, versioniert, als Anlage zum Mietvertrag
  • Jede Liste zeigt den Zustand: Rückstand, Saldo, nächster Termin, offene Vorgänge

Nicht drin: Keine Verknüpfung zu einem Grundbuch- oder Katasterdienst · Keine Flächenberechnung aus Grundrissen — Wohnflächen werden eingetragen · Kein Feld für den Energieausweis

Vertragsseite mit Miete, Kontostand, Kaution, Laufzeit und nächstem Termin

Mietverträge, Wohnraum und Gewerbe

Zwei getrennte Generatoren, weil die beiden Verträge rechtlich wenig gemeinsam haben.

  • Assistent in vier Schritten mit Verfügbarkeitsprüfung, Mitmietern, Kaution und Mietanpassung
  • Wohnraum: Kappung der Kaution auf drei Kaltmieten (§ 551 BGB), Befristungsgrund (§ 575 BGB), Auskunft zur Mietpreisbremse (§ 556g BGB), Schönheitsreparaturen
  • Gewerbe: Mietzweck und Betriebspflicht, Kündigung zum Quartalsende (§ 580a BGB), Umsatzsteueroption (§ 9 UStG), Schriftform (§ 550 BGB)
4 weitere Punkte
  • Mieterhöhung nach § 558 (mit Kappungsgrenze und Zustimmung), § 557b (Index) und § 559 (Modernisierung, 8 %, Kappung nach Abs. 3a)
  • Staffelmiete mit Prüfung nach § 557a, Übernahme fälliger Staffeln beim Sollstellungslauf
  • Klauselbibliothek mit Platzhaltern, die beim Einfügen gefüllt werden — nicht beim Drucken
  • Journal je Vertrag: alle Ereignisse aus 19 Quellen auf einer Zeitleiste, mit Export

Nicht drin: Kein Abgleich mit einem echten Mietspiegel oder Verbraucherpreisindex — die Werte trägst du ein · Keine Klageverfolgung nach § 558b Abs. 2 BGB, wenn die Zustimmung ausbleibt · Keine Konkurrenzschutz-Prüfung, die blockiert — nur ein Hinweis, die Bewertung bleibt bei dir

Mieterkonto mit Buchungen nach Monat, laufendem Saldo und offenen Forderungen

Sollstellung, Zahlungen, Mieterkonto

Forderungen entstehen monatlich, Zahlungen ordnen sich selbst zu, das Konto zeigt den Stand.

  • Sollstellung als Vorschlag mit Freigabe — die Automatik rechnet, gebucht wird auf Knopfdruck
  • Tagesanteilig bei Ein- und Auszug, mit Mietminderung als eigener Zeile, Umsatzsteuer bei Option
  • Kontoauszug einlesen als CSV, CAMT.053 oder MT940; die Zuordnung lernt aus dem ersten Auszug (IBAN, Vertragsnummer, Name)
3 weitere Punkte
  • Zahlung erfassen, korrigieren, stornieren; Zuordnung lösen und neu setzen, ohne die Zahlung anzufassen
  • Mieterkonto je Vertrag mit laufendem Saldo, Kaution getrennt, Guthaben auszahlen
  • Kaution: Forderung, Zahlung, Verzinsung nach § 551 Abs. 3 BGB taggenau, Abrechnung nach Mietende mit § 548-Frist

Nicht drin: Kein automatischer Abruf bei der Bank — der Kontoauszug wird als Datei eingelesen (PSD2 braucht eine BaFin-Erlaubnis oder einen lizenzierten Anbieter) · Kein Kontostand: die App kennt nur, was du erfasst hast, nicht dein Bankguthaben · Keine Lastschrift — eingezogen wird bei deiner Bank

Mahnwesen

Ein Lauf über alle offenen Forderungen, nach deinen Fristen und Stufen.

  • Vier Stufen von der Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung, Fristen und Mindestbetrag einstellbar
  • Mahngebühr je Stufe — die Zahlungserinnerung ist standardmäßig kostenlos, weil sie den Verzug oft erst begründet
  • Verzugszinsen nach § 288 BGB, taggenau ab Fälligkeit; 5 Punkte bei Wohnraum, 9 bei Gewerbe
2 weitere Punkte
  • Sperre je Vertrag oder je einzelner Forderung, mit Grund
  • Einzelschreiben auf deinem Briefkopf, Sammel-PDF für den ganzen Lauf, Ablage im Archiv

Nicht drin: Gebühr und Zinsen werden nicht gebucht — sie stehen im Schreiben, nicht im Mieterkonto (über die Höhe entscheidet im Streit ein Gericht) · Kein Mahnbescheid, kein gerichtliches Verfahren · Der Basiszinssatz wird eingetragen, nicht von der Bundesbank geholt

Betriebskostenabrechnung mit Datenprüfung, Heizkostenverordnung und CO2-Aufteilung

Betriebskosten nach Verordnung

Der Teil, an dem fertige Produkte oft scheitern — deshalb hier ausführlich.

  • Verteilung nach Wohnfläche, Einheit, Verbrauch, Personen oder direkt an eine Einheit; je Objekt und Kostenart abweichend vereinbar
  • Heizkostenverordnung: 70/30 zwischen Verbrauch und Fläche (§ 7), Warmwasserabtrennung (§ 9), Gradtagszahlen beim Nutzerwechsel (§ 9b), Kürzung bei fehlender Erfassung (§ 12)
  • CO2-Kosten nach dem Stufenmodell des CO2KostAufG — der Vermieteranteil wird vorweg abgezogen
4 weitere Punkte
  • Gutgeschrieben wird, was der Mieter gezahlt hat, nicht was gestellt wurde (BGH VIII ZR 156/11); offene Vorauszahlungen werden mit der Abrechnung abgelöst
  • Abrechnungsfrist § 556 Abs. 3 BGB: Warnung ab 90 Tagen, und nach Ablauf wird die Nachforderung standardmäßig nicht erhoben
  • Arbeitskosten nach § 35a EStG getrennt ausgewiesen, haushaltsnah und Handwerker getrennt
  • Vorwegabzug fürs Gewerbe (BGH VIII ZR 78/05), Stellplätze tragen keine Hauskosten

Nicht drin: Nur das Kalenderjahr als Abrechnungszeitraum — kein abweichendes Wirtschaftsjahr · Keine monatliche Verbrauchsinformation nach § 6a Abs. 2 HeizkostenV (die braucht fernablesbare Zähler) · Keine Kosten von Nebeneinheiten wie Garagenstrom

Steuerjahr mit Einnahmen, Werbungskosten und Abschreibung je Objekt

Steuern und Umsatzsteuer

Anlage V aus den laufenden Buchungen, ohne dass du am Jahresende sortierst.

  • Einnahmen nach Zufluss (§ 11 EStG) — eine offene Forderung ist keine Einnahme
  • AfA linear, degressiv nach § 7 Abs. 5a und Sonderabschreibung nach § 7b; erstes Jahr monatsgenau
  • Erhaltungsaufwand auf 2 bis 5 Jahre verteilen (§ 82b EStDV)
3 weitere Punkte
  • Kürzung bei verbilligter Vermietung (§ 21 Abs. 2 EStG) — unter 66 % anteilig, mit Überschussprognose
  • Anschaffungsnahe Herstellungskosten (§ 6 Abs. 1 Nr. 1a EStG): Hinweis ab 10 %, Warnung ab 15 %
  • Bei Umsatzsteueroption: Vorsteuer nach Flächenschlüssel (§ 15 Abs. 4 UStG), Voranmeldung nach Soll oder Ist, Dauermietrechnung nach § 14 UStG

Nicht drin: Keine Übertragung an ELSTER — die Voranmeldung gibt es als Kennzahlen-CSV zum Abtippen · Das Zeilenschema der Anlage V gibt es nur für 2025 und ist nicht gegen den amtlichen Vordruck geprüft · Keine Vorsteuerberichtigung nach § 15a UStG bei Nutzungsänderung · Die App ersetzt keinen Steuerberater — sie bereitet auf, sie berät nicht

Dokumente und Schreiben

Achtzehn Dokumentarten auf deinem Briefkopf, alle als PDF und im Archiv.

  • Mietvertrag (Wohnraum und Gewerbe), Nachtrag, Übergabeprotokoll mit Fotos, Kündigungsbestätigung
  • Abmahnung, Vermieterkündigung mit Fristenrechnung, Mietaufhebungsvertrag, Wohnungsgeberbestätigung (§ 19 BMG), Mietschuldenfreiheit
  • Elektronische Unterschrift: der Mieter zeichnet im Portal oder auf deinem Gerät, mit Zeitpunkt, Prüfsumme und IP
3 weitere Punkte
  • Rücklauf der unterschriebenen Papierfassung erfassen — sechs Dokumentarten
  • Versand und Zustellung festhalten (Post, Einschreiben, Bote); der Zugang setzt die Frist und den Stand des Dokuments
  • Briefkopf mit Logo, Akzentfarbe und drei Layouts, Live-Vorschau als Musterbrief

Nicht drin: Keine qualifizierte elektronische Signatur — für Schriftform nach §§ 550, 557a, 557b BGB bleibt Papier nötig (die App warnt an genau diesen Stellen) · Kein Versanddienstleister angebunden — gedruckt und eingeworfen wird von dir · Kein Zustellnachweis, der vor Gericht zählt: erfasst wird, was du einträgst

Cashflow mit Monatsverlauf, Einzahlungen, Auszahlungen und Ergebnis

Cashflow, Darlehen, Liquidität

Was geflossen ist und was fällig wird — bewusst getrennt vom Steuerergebnis.

  • Monat für Monat: was hereinkam, was hinausging, je Objekt und Kostengruppe
  • Darlehen mit Tilgungsplan, Restschuld, Sondertilgung und dem Datum, an dem du schuldenfrei bist
  • Vorschau bis 24 Monate aus offenen Forderungen, erwarteten Mieten, fälligen Ausgaben und Darlehensraten
2 weitere Punkte
  • Die Warnung, auf die es ankommt: der erste Monat im Minus, mit dem größten Posten
  • Kontoabgleich: jede Belastung des Auszugs bekommt eine Entscheidung (Zahlung, Ausgabe, Darlehensrate, privat)

Nicht drin: Kein Kontostand als Startwert — gezeigt wird, was hinzukommt, nicht dein Guthaben · Keine Indexprognose: eine Indexmiete wird nicht hochgerechnet, weil der künftige Verbraucherpreisindex nirgends steht · Keine Szenarien („was, wenn die Wohnung drei Monate leersteht")

Eigentümerabrechnung

Für alle, die nicht nur für sich selbst verwalten.

  • Verwaltervertrag je Objekt mit Honorar: Prozent der Soll- oder Ist-Miete, je Einheit und Monat oder pauschal, mit Mindesthonorar
  • Abrechnung je Objekt und Zeitraum: eingenommen, ausgegeben, Honorar, Ergebnis — mit taggenauem Anteil je Miteigentümer
  • Schreiben je Eigentümer auf deinem Briefkopf, mit Einzelaufstellung als Anlage
2 weitere Punkte
  • Eigentümerkonto über alle Abrechnungen: Auszahlung, Nachschuss, Teilzahlung, Storno
  • Der Eigentümer bekommt einen eigenen Zugang und sieht nur seine Objekte, seine Abrechnungen und seinen Anteil — nicht den des Miteigentümers

Nicht drin: Keine WEG-Verwaltung: Wirtschaftsplan (§ 28 WEG), Einzelabrechnung, Erhaltungsrücklage und Beschlusssammlung (§ 24 Abs. 7 WEG) gibt es nicht · Kein Briefversand aus der Anwendung: gedruckt und eingeworfen wird von dir — festgehalten wird nur, was du einträgst · Keine E-Mail an den Eigentümer, wenn eine Abrechnung ausgestellt ist — er sieht sie in der Anwendung

Mieterportal

Damit die Fragen nicht als Anruf kommen.

  • Der Mieter sieht sein Mietkonto: Saldo, offene Posten, ob die Zahlung angekommen ist
  • Anliegen melden mit Anhang, Verlauf lesen, antworten — bei dir landet es als Vorgang mit Ablauf
  • Dokumente abrufen: Vertrag, Nachträge, Abrechnungen, Bescheinigungen (keine Mahnungen, keine Kündigung)
3 weitere Punkte
  • Zählerstand durchgeben — die Meldung wird von dir geprüft, bevor sie in die Abrechnung geht
  • Verträge und Nachträge elektronisch unterschreiben
  • Zugang per Einladungslink, jederzeit von dir beendbar

Nicht drin: Keine App im Store — das Portal läuft im Browser · Keine Benachrichtigung per Push; die Antwort kommt per E-Mail · Kein Zugang für ausgezogene Mieter — mit dem Vertrag endet der Zugang

Aufgaben und Vorgänge

Was zu tun ist, mit der Reihenfolge, die es braucht.

  • Zehn Ablaufvorlagen je Vorgangsart (Wasserschaden, Heizungsausfall, Rückfrage zur Abrechnung …), je Organisation anpassbar
  • Schritte hängen voneinander ab — Schritt 2 lässt sich nicht vor Schritt 1 abhaken
  • Ein Vorgang steht im Posteingang als eine Zeile, nicht als acht Aufgaben
3 weitere Punkte
  • Kommunikation mit dem Mieter und interne Notizen getrennt, Anhänge je Sichtbarkeit
  • Der Schritt „Handwerker beauftragen" führt direkt zur Handwerkerkarte des Vorgangs — Vorschlag, Anfrage und Auftrag stehen im Bereich „Handwerker und Dienstleister"
  • Alles am Vertrag und am Objekt sichtbar, mit Verlauf

Nicht drin: Keine Terminplanung und kein Kalender · Keine KI, die Vorgänge selbst bearbeitet — die App schlägt vor, entschieden wird von dir

Betriebsseite eines Sanitärbetriebs mit Notdienst: ein beantwortetes Angebot aus einem Vorgang, zwei Rechnungen, Kontakt und Gewerke

Handwerker und Dienstleister

Vom Mieteranliegen zum Auftrag, ohne die Telefonnummer zu suchen.

  • Betriebe als Bestand mit Kontakt, Gewerken, Notdienst und Objektbindung — das Gewerk ist eine Kostenart aus dem Katalog, keine zweite Liste
  • Im Vorgang vorgeschlagen nach Gewerk, Notdienst und Objekt; Angebotsanfrage oder Auftrag per Mail aus der App — mit den Fotos des Mieters, Kostenrahmen und Rechnungsempfänger
  • Angebot erfassen und daraus beauftragen; die Rechnung aus dem Auftrag heraus buchen — Betrieb, Kostenart und Objekt sind vorbelegt, der Auftrag ist damit abgeschlossen
4 weitere Punkte
  • Der Mieter wird auf Wunsch im selben Zug informiert, mit Firma und Telefonnummer des Betriebs
  • Ein Angebot ohne Antwort steht nach sieben Tagen im Cockpit und in der Erinnerungsmail, ein liegen gebliebener Entwurf ebenso
  • Eine bekannte Handwerker-IBAN im Kontoauszug schlägt die Rechnung mit Betrieb vor; Betriebe sind über die Suche zu finden
  • Je Betrieb Aufträge, Rechnungen, letzte Rechnung und Objekte auf einen Blick; bei umlagefähigen Arbeiten bittet der Auftragstext um den Lohnanteil nach § 35a EStG

Nicht drin: Kein Angebotsvergleich als Tabelle — die App schlägt vor und verschickt, verglichen und entschieden wird von dir · Kein Terminkalender und keine Terminabstimmung mit dem Betrieb · Kein Löschen eines Betriebs, nur Archivieren — an ihm können Rechnungen und Aufträge hängen

Einrichtung, Import, Export

Hinein und wieder hinaus — beides muss gehen, sonst ist es eine Falle.

  • Geführte Einrichtung in sechs Schritten, mit gemessenem Stand statt abgehakter Liste
  • Beim Start eine Empfehlung je nach Ausgangslage: anderes Programm, eigene Excel-Liste oder nur die Mietverträge
  • Umzugsservice: Export oder Mietverträge schicken, wir übertragen den Bestand, du prüfst und gibst frei — in der Beta kostenlos
7 weitere Punkte
  • Aus Excel einfügen oder direkt eintippen, alternativ eine Datei hochladen: Objekte, Einheiten, Mieter, Verträge, Eröffnungssalden, Zahlungen, Ausgaben — eigene Spaltennamen werden erkannt
  • Jeder Fehler nennt Blatt, Zeile, Spalte, Wert und die Lösung; „nur fehlerfreie Zeilen importieren" gibt es
  • Unterjähriger Umstieg: Stichtag setzen oder Sollstellungen rückwirkend nacherzeugen
  • Mietverlauf vor dem Umstieg nachtragen (auch per Import), damit Sperrfrist und Kappungsgrenze bei der ersten Mieterhöhung stimmen
  • Export als Excel, das sich wieder importieren lässt — plus Nachweisblätter
  • Organisation vollständig löschen, mit allen Dateien
  • Mitglieder mit Rollen und Objektbereich; Zwei-Faktor-Anmeldung und automatische Abmeldung

Nicht drin: Keine DATEV-Schnittstelle — Export gibt es als Excel · Keine Übernahme von Dokumenten aus einem Altsystem — Verträge, die du zum Umzug schickst, werden übertragen, aber nicht abgelegt · Keine offene Programmierschnittstelle für eigene Anbindungen

Grundsätzlich

Vier Dinge, die Vizoa nicht tut.

Nicht, weil sie noch fehlen — sondern weil sie nicht hierher gehören.

Keine WEG-Verwaltung

Wirtschaftsplan nach § 28 WEG, Einzelabrechnung, Erhaltungsrücklage als Vermögen und die Beschlusssammlung nach § 24 Abs. 7 WEG gibt es nicht. Eine Hausgeldabrechnung, die du als Vermieter bekommst, kannst du erfassen — eine als Verwalter erstellen nicht.

Keine KI, die für dich entscheidet

Die App rechnet, prüft und schlägt vor — freigegeben wird von dir. Das ist eine Entscheidung, keine Lücke: Wer eine Kündigung verschickt oder eine Abrechnung bucht, soll wissen, dass er es war.

Keine Rechts- und keine Steuerberatung

Die App erzeugt Dokumente nach den Regeln, die im Gesetz stehen, und weist auf Fristen hin. Ob eine Kündigung trägt oder eine Abschreibung anerkannt wird, entscheidet sie nicht. Im Zweifel fragst du Anwalt oder Steuerberater — und die App liefert die Zahlen dafür.

Kein automatischer Bankabruf

Kontodaten nach PSD2 abzurufen setzt eine BaFin-Erlaubnis voraus oder einen lizenzierten Anbieter, dessen Zustimmung alle 90 Tage erneuert werden muss. Der Kontoauszug als CSV-, CAMT- oder MT940-Datei liefert dieselben Daten ohne das.

Steht dein Fall nicht dabei?

Dann schreib mir, bevor du Zeit in einen Import steckst. Ich sage dir ehrlich, ob es geht — und wenn nicht, ob es sich lohnt, es zu bauen.

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